2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe Gości przetwarzane są w następujących celach:
• realizacja umowy noclegowej (rezerwacja, meldunek, pobyt) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych i podatkowych (m.in. wystawianie faktur, ewidencja opłat miejscowych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia (monitoring wizyjny) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora),
• dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• kontakt w sprawach związanych z pobytem/rezerwacją (np. informacje organizacyjne) – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
3. Zakres przetwarzanych danych
Przetwarzane mogą być następujące dane osobowe:
• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• numer telefonu i adres e-mail,
• dane płatnicze, dane transakcyjne,
• wizerunek w zakresie objętym monitoringiem wizyjnym,
• adres IP.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
• podmiotom świadczącym usługi księgowe i podatkowe,
• dostawcom systemów rezerwacyjnych i płatności online (Hotres, Przelewy24, PayU, BLIK),
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• firmom serwisującym system monitoringu,
• operatorom hostingu.
Dane nie będą przekazywane do państw trzecich (poza EOG) ani organizacji międzynarodowych.
5. Okres przechowywania danych
• dane rezerwacyjne i meldunkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat),
• dane księgowe oraz AML – 5 lat,
• dane z monitoringu – do 14 dni od nagrania,
• dane związane z dochodzeniem lub obroną roszczeń – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje:
• prawo dostępu do swoich danych,
• prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
W zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. marketing), osoba ma prawo w każdym momencie wycofać zgodę.
7. Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych osobowych jest:
• niezbędne do zawarcia i realizacji umowy noclegowej,
• wymagane przez przepisy prawa (np. podatkowe),
• w przypadku monitoringu – wynika z uzasadnionego interesu administratora.
Brak podania danych może uniemożliwić zawarcie i realizację umowy.
9. Marketing i newsletter
• Jeżeli Gość wyrazi zgodę na otrzymywanie newslettera, jego adres e-mail będzie przetwarzany w celu przesyłania informacji marketingowych dotyczących ofert, promocji oraz usług świadczonych przez „Apartamenty Widokowe Pod Lasem”.
• Podstawą prawną przetwarzania danych w tym celu jest dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w związku z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.
• Podanie adresu e-mail w celu subskrypcji newslettera jest dobrowolne, a brak jego podania nie wpływa na możliwość korzystania z usług noclegowych.
• Dane będą przechowywane do czasu wycofania zgody na subskrypcję newslettera.
• Gość może w dowolnym momencie zrezygnować z otrzymywania newslettera poprzez kliknięcie w link rezygnacji umieszczony w stopce każdej wiadomości lub kontaktując się z Administratorem na wskazany adres e-mail.
• Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
10. Przetwarzanie danych w procesie płatności online
• Przy płatnościach dane przekazywane są do: PayU S.A., PayPro S.A. (Przelewy24), Polski Standard Płatności (BLIK) oraz banków.
• Zakres danych: imię, e-mail, adres IP, kwota, numer transakcji, identyfikator rezerwacji, dane techniczne.
• Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO.
• Okres przechowywania: 5 lat (AML), 5 lat (księgowe).